Il lavoro dell’agente commerciale è cambiato profondamente. Oggi non basta conoscere bene il prodotto o avere una buona capacità di persuasione: per ottenere risultati costanti è necessario organizzare il tempo, individuare aziende realmente in target e costruire un’agenda ricca di appuntamenti qualificati.
Uno degli ostacoli principali è rappresentato dalla ricerca di nuovi clienti. Telefonate a freddo, nominativi non aggiornati e interlocutori privi di potere decisionale possono occupare gran parte della giornata, lasciando poco spazio alla vera attività di vendita.
Per questo motivo, sempre più agenti e aziende scelgono di affidarsi a un servizio professionale di presa appuntamenti B2B, separando la fase di acquisizione dei contatti dalla successiva trattativa commerciale.
Quanto tempo perde un agente nella ricerca di nuovi clienti?
La giornata di un agente non è composta soltanto dagli incontri. Prima di arrivare davanti a un potenziale cliente bisogna:
- individuare le aziende da contattare;
- verificare numeri di telefono e informazioni;
- superare il filtro di segretarie e centralini;
- parlare con il titolare o con il responsabile;
- presentare brevemente la proposta;
- concordare il giorno e l’orario dell’incontro;
- confermare l’appuntamento.
Quando tutte queste attività vengono svolte direttamente dall’agente, il rischio è quello di dedicare più tempo alla ricerca degli appuntamenti che alla vendita.
Un commerciale esperto produce il massimo valore durante l’incontro con il cliente, quando può analizzare le esigenze dell’azienda, presentare una soluzione e gestire le obiezioni. Impiegarlo per ore in chiamate senza risposta può quindi ridurre notevolmente la sua produttività.
Che cos’è la presa appuntamenti per agenti commerciali?
La presa appuntamenti per agenti commerciali è un’attività di telemarketing finalizzata a organizzare incontri tra venditori e potenziali clienti interessati ad approfondire una determinata proposta.
Non si tratta semplicemente di fornire elenchi di aziende o numeri di telefono. Un servizio strutturato si occupa dell’intero processo preliminare:
- definizione del target commerciale;
- creazione della lista di aziende;
- verifica dei contatti;
- telefonate ai potenziali clienti;
- ricerca del titolare o del decisore;
- presentazione iniziale dell’offerta;
- gestione delle prime obiezioni;
- fissaggio dell’appuntamento;
- invio delle informazioni all’agente.
Il venditore può così concentrarsi sulla parte più importante del proprio lavoro: incontrare il cliente e concludere il contratto.
La differenza tra un lead e un appuntamento qualificato
Ricevere il nome e il numero di telefono di un’azienda non significa avere una reale opportunità commerciale. Il nominativo potrebbe essere datato, non interessato oppure non corrispondere alla persona che prende le decisioni.
Un appuntamento commerciale qualificato, invece, viene fissato con un interlocutore che:
- conosce il motivo dell’incontro;
- ha accettato di ascoltare la proposta;
- appartiene al target stabilito;
- possiede un ruolo decisionale;
- ha confermato giorno e orario.
La qualità degli incontri è generalmente più importante della quantità. Dieci appuntamenti coerenti con l’offerta possono produrre risultati migliori rispetto a decine di contatti generici sui quali l’agente deve ancora svolgere tutto il lavoro preliminare.
Il servizio di presa appuntamenti di TeleLead.it
Tra le realtà specializzate nel settore è presente TeleLead.it, che propone un servizio di presa appuntamenti per agenti commerciali rivolto alle aziende e ai professionisti che vogliono aumentare il numero delle trattative senza dedicare intere giornate alle telefonate a freddo.
Il servizio parte dalla creazione di una lista di aziende personalizzata, definita in base al settore, alla zona geografica e alla tipologia di prodotto o servizio venduto dall’agente.
Gli operatori contattano direttamente le attività e cercano di parlare con:
- titolari;
- responsabili;
- amministratori;
- persone con effettivo potere decisionale.
L’obiettivo non è consegnare semplici nominativi, ma fissare incontri commerciali con interlocutori che conoscono già il motivo dell’appuntamento.
Creazione di liste aziendali su misura
Uno degli aspetti centrali del servizio di TeleLead.it è la costruzione di una lista B2B personalizzata. Non tutte le aziende rappresentano un potenziale cliente valido e, per questo motivo, il target viene definito in base alle esigenze della campagna.
È possibile selezionare le attività considerando fattori come:
- categoria merceologica;
- provincia, regione o area commerciale;
- dimensione dell’azienda;
- tipologia di clientela;
- prodotto o servizio proposto;
- ruolo della persona da raggiungere.
Una selezione più accurata permette di ridurre le telefonate inutili e di aumentare la probabilità che l’appuntamento abbia un reale valore per l’agente.
Contatto diretto con titolari e decisori aziendali
Uno dei problemi più comuni nelle campagne B2B è riuscire a superare il filtro iniziale e parlare con la persona giusta.
Il servizio di telemarketing per la presa appuntamenti di TeleLead.it punta a raggiungere direttamente il titolare o il responsabile interessato alla proposta. In questo modo l’agente non deve perdere tempo con interlocutori che non possono prendere decisioni.
Durante la telefonata viene anticipato l’argomento dell’incontro e viene verificata la disponibilità del referente a ricevere il commerciale oppure a partecipare a una call.
Appuntamenti fissati a breve distanza
Per ridurre il rischio di cancellazioni e appuntamenti dimenticati, TeleLead.it utilizza una strategia basata su incontri fissati a breve distanza dalla telefonata, quando possibile anche dal giorno precedente per quello successivo.
Un appuntamento concordato in tempi ravvicinati ha generalmente maggiori probabilità di essere rispettato rispetto a un incontro programmato diverse settimane dopo.
Questa modalità può contribuire a limitare i cosiddetti appuntamenti KO, ovvero quelli annullati o non svolti per indisponibilità del referente.
Invio degli appuntamenti su WhatsApp
Gli appuntamenti fissati vengono comunicati all’agente tramite WhatsApp, insieme alle informazioni utili per preparare l’incontro.
La scheda può comprendere:
- nome dell’attività;
- nominativo del referente;
- indirizzo;
- giorno e orario;
- durata della conversazione telefonica;
- note raccolte durante il contatto;
- eventuale fornitore attuale;
- costi o esigenze segnalate dal potenziale cliente.
La presenza di queste informazioni permette all’agente di conoscere in anticipo il contesto e di personalizzare maggiormente la proposta commerciale.
Verifica delle liste e Registro Pubblico delle Opposizioni
Prima dell’avvio delle telefonate, TeleLead.it prevede la verifica e la pulizia delle liste attraverso il Registro Pubblico delle Opposizioni, nell’ambito delle procedure dichiarate per la gestione delle campagne.
L’utilizzo di contatti verificati e database professionali contribuisce a rendere il lavoro più organizzato rispetto all’impiego di elenchi generici o raccolti senza criteri precisi.
Resta comunque importante che ogni campagna venga impostata nel rispetto della normativa applicabile, delle informative necessarie e delle caratteristiche specifiche dei soggetti contattati.
Per quali settori può essere utile?
Un servizio di presa appuntamenti B2B può essere utilizzato in numerosi settori, soprattutto quando la vendita richiede un confronto diretto con il titolare o con un responsabile.
Tra gli ambiti nei quali può trovare applicazione rientrano:
- energia e telefonia;
- servizi finanziari e assicurativi;
- sistemi di pagamento e POS;
- sicurezza e videosorveglianza;
- software gestionali;
- servizi digitali;
- consulenza aziendale;
- forniture per uffici e attività commerciali;
- servizi per ristoranti e strutture ricettive;
- prodotti destinati alle imprese.
Prima di iniziare è comunque necessario definire correttamente il target, il vantaggio dell’offerta e il motivo concreto per il quale il potenziale cliente dovrebbe accettare l’incontro.
I vantaggi per agenti e reti vendita
Affidare a un team esterno la ricerca degli appuntamenti commerciali può offrire diversi vantaggi:
- più tempo dedicato alla vendita;
- minore necessità di effettuare chiamate a freddo;
- agenda commerciale più organizzata;
- contatti selezionati in base al target;
- maggior numero di trattative;
- possibilità di testare nuove zone;
- supporto alle reti vendita già esistenti.
La presa appuntamenti può risultare utile sia per il singolo agente sia per aziende con più venditori distribuiti sul territorio. In quest’ultimo caso è possibile organizzare le campagne per zona e assegnare gli incontri ai diversi commerciali.
Come valutare i risultati della campagna
Per capire se il servizio sta producendo risultati è importante monitorare alcuni indicatori:
- numero di aziende contattate;
- appuntamenti fissati;
- incontri realmente svolti;
- preventivi presentati;
- contratti conclusi;
- valore medio delle vendite;
- costo di acquisizione del cliente.
Non bisogna valutare esclusivamente il numero degli appuntamenti. Il dato più importante è il rapporto tra il costo complessivo della campagna e il margine generato dai clienti acquisiti.
Dalla telefonata alla vendita
La presa appuntamenti rappresenta soltanto la prima parte del processo. Una volta ricevuto l’incontro, l’agente deve prepararsi studiando l’azienda, il settore e le possibili necessità del cliente.
Prima dell’appuntamento è consigliabile:
- visitare il sito dell’azienda;
- controllare i servizi offerti;
- preparare domande mirate;
- adattare la presentazione al settore;
- verificare le note ricevute;
- stabilire l’obiettivo dell’incontro.
Un appuntamento qualificato aumenta le opportunità, ma la conclusione della vendita dipende sempre dalla competitività dell’offerta e dalla capacità del commerciale di comprendere le esigenze del cliente.
Un sistema commerciale più efficiente
La crescita delle vendite non dipende soltanto dal numero di telefonate effettuate. È il risultato di un processo nel quale selezione del target, presa appuntamenti e capacità di negoziazione lavorano insieme.
Servizi come quello proposto da TeleLead.it consentono di affidare la ricerca dei potenziali clienti e l’organizzazione degli incontri a operatori dedicati. Gli agenti possono così concentrare tempo ed energie sulle trattative, sugli incontri e sulla chiusura dei contratti.
Un’agenda composta da appuntamenti con aziende coerenti con l’offerta può contribuire a rendere l’attività commerciale più organizzata, produttiva e misurabile.